En dix ans, l’effectif du personnel de secrétariat de l’État québécois a diminué de près de 40 %. Les nouveaux diplômés fuient-ils la fonction publique? Une étude[1] réalisée par la Commission de la fonction publique tente d’expliquer le problème qu’a l’État à attirer cette catégorie de main-d’œuvre.

Par Lyne-Mélanie Martel du Service de la recherche et de la défense des services publics

En page 36 de son étude sur l’embauche des agentes et des agents de secrétariat, la Commission de la fonction publique dévoile la nature des difficultés éprouvées par les directions des ressources humaines désirant embaucher du personnel de secrétariat. Elles ont notamment mentionné que « ceux et celles qui ont d’abord posé leur candidature se disent ensuite non disponibles ou non intéressés. Certaines précisent que cette difficulté est particulièrement constatée en région et une mentionne que ce problème est présent tant pour les emplois réguliers que pour les emplois occasionnels. Par exemple, un représentant avait fait 230 appels téléphoniques pour offrir un emploi régulier, mais aucune des personnes jointes n’avait accepté de se présenter en entrevue. Un autre est retourné à quatre reprises dans le bassin de candidatures afin de pourvoir un emploi occasionnel, mais n’a réussi qu’à obtenir deux entrevues. »

La proportion de postes vacants pour le personnel de secrétariat est de 14,5 %; c’est le taux le plus élevé parmi les emplois de bureau de l’État.

Et, certes, selon la majorité des directions des ressources humaines consultées, les candidats démontrent peu d’intérêt à l’égard des emplois occasionnels. Selon un des dirigeants en ressources humaines consultés, « lorsqu’on réussit à pourvoir un emploi occasionnel, c’est souvent pour une courte durée, car d’autres ministères ou organismes offriront peut-être un emploi régulier à la même personne. »

Selon le SFPQ, les motifs qui rendent difficile le recrutement du personnel de secrétariat dans la fonction publique sont le salaire et les faibles possibilités de promotion. Les tâches et le niveau de responsabilité se situent au deuxième rang. Par la suite viennent l’horaire, le climat de travail et le lieu de travail. Préoccupé depuis longtemps par l’inexistence d’une perspective de cheminement de carrière pour les emplois de secrétariat dans la fonction publique, le SFPQ profite de toutes les tribunes pour demander au Secrétariat du Conseil du trésor de favoriser l’accès à un emploi de niveau technique existant ou, encore mieux, de créer un emploi de secrétariat de niveau technique.

Rappelons d’ailleurs que :

« L’expérience exigée (minimum de cinq années pertinentes) aux conditions minimales d’admission de la classe I rend le recrutement de finissants en formation professionnelle de niveau secondaire impossible;

–   L’échelle de traitement de la classe I n’est composée que de trois échelons ce qui conduit à un plafonnement salarial rapide. »[2]

Pénurie de diplômés?
S’il y a bel et bien un problème d’attraction d’agents et agentes de secrétariat dans la fonction publique, selon la Commission, le nombre de finissants et finissantes annuel ne suffit pas non plus à répondre à la demande. Sans aller jusqu’à affirmer qu’on assiste à une véritable pénurie de main-d’œuvre, la Commission constate « une forte concurrence entre le secteur privé et le secteur public pour l’attraction et le recrutement de ce type de personnel ». En général, le secteur privé est plus proactif et tire son épingle du jeu en matière d’attraction.

Les finissantes et finissants n’envisagent donc pas souvent la fonction publique comme un employeur potentiel. À titre de preuve, les données qu’a obtenu la Commission de la fonction publique :

  • 75 % des personnes nouvellement diplômées obtiennent un emploi pendant ou au sortir de leur stage, soit avant même de chercher;
  • Pour les autres, la fonction publique, lorsqu’elle est effectivement envisagée, constitue souvent un plan B.

La Commission de la fonction publique a aussi observé que sa directive actuelle sur la classification des agents de secrétariat ne permet pas à la fonction publique d’offrir un emploi intéressant aux finissants et finissantes des programmes d’études collégiales et prive ainsi la fonction publique d’environ 12 % des candidatures potentielles. Pour le SFPQ, dans un contexte de forte concurrence comme celui auquel nous faisons face, il s’agit d’une stratégie discutable.

Pour contrer les difficultés d’embauche, les gens des ressources humaines ont régulièrement dû distribuer les tâches de secrétariat parmi leur personnel.

Face secteur privé proactif, la majorité des recommandations émises par la Commission vise à promouvoir les emplois d’agentes et agents de secrétariat de la fonction publique auprès des étudiants, des maisons d’enseignements, des services de placement et d’utiliser les modifications au processus de qualification pour, notamment, s’adapter la flexibilité des parcours scolaires[3] et s’ouvrir au recrutement des personnes expérimentées, mais temporairement sans emplois.

Toujours selon l’étude sur l’embauche des agentes et des agents de secrétariat dans la fonction publique, les motifs d’acception du poste sont notamment le désir de quitter le secteur privé et l’accueil positif reçu lors de l’entrevue. Les motifs de refus du poste sont, par ailleurs, le lieu de travail et le statut d’emploi occasionnel.

Lors de sa présentation, la Commission explique son choix de formulation pour la première recommandation : selon elle, une étude complète devrait être réalisée afin de trouver la ou les solutions appropriées au problème de progression de carrière (tâches et salaire) souligné par différents acteurs, dont le SFPQ. Le Syndicat est évidemment prêt à travailler sur ce dossier; il faut maintenant espérer que le Secrétariat du Conseil du trésor prenne la balle au bond et revienne sur sa décision[4] de ne pas donner suite aux multiples demandes du SFPQ en ce sens!

 

pencil-1819057Bonnes perspectives d’emploi

Lu dans l’Étude sur l’embauche des agentes et des agents de secrétariat de la Commission de la fonction publique (p. 27) : « D’après de récentes données de l’Information du marché du travail d’Emploi-Québec, les perspectives d’emploi pour la profession de secrétaire sont bonnes. Cette profession populaire connaît effectivement un taux de roulement élevé. Celui-ci est en partie attribuable aux départs à la retraite et à la mobilité interprofessionnelle, c’est-à-dire que des personnes quittent ce secteur pour se tourner vers une autre profession. Le taux de chômage y est faible et la demande de main-d’œuvre pendant la période 2012-2017 est évaluée comme modérée. La majorité des personnes en emploi sont âgées de 25 à 44 ans.

En 2012, pour l’ensemble de la province, 66 000 personnes occupaient un poste de secrétaire, dont 8 000 dans la région de la Capitale-Nationale. Elles avaient généralement fait des études collégiales (AEC ou DEC) ou avaient obtenu un DEP. À remarquer que cette profession est majoritairement exercée par des femmes, le taux d’hommes variant de 1 à 2 %. »

[1] Étude sur l’embauche des agentes et des agents de secrétariat dans la fonction publique du Québec. Commission de la fonction publique, septembre 2016.
[2] Commentaires et recommandations du SFPQ à la suite du mémoire de consultation concernant la création d’un nouveau corps d’emplois « Les secrétaires », présentés au SCT le 13 mars 2012.
[3] Le fait qu’il y ait des personnes nouvellement diplômées tout au long de l’année et non seulement deux fois par année.
[4] Cette décision nous a été officiellement annoncée au cours de la rencontre du Groupe de travail sur la classification du 15 octobre 2015.